Zakończone dokumenty po określonej przez użytkownika liczbie dni zostaną automatycznie przeniesione do archiwum.

Na swoim koncie możesz wyszukiwać dokumenty i szablony. Możesz filtrować wyniki wyszukiwania po nazwie dokumentu lub adresach e-mail.

Wszystkie zakończone/zarchiwizowane dokumenty mogą być drukowane bezpośrednio z aplikacji.

Dla kont korporacyjnych poza biblioteką zdefiniowanych szablonów firma może zarządzać własną biblioteką szablonów firmowych. Szablony korporacyjne mogą być udostępniane wszystkim użytkownikom lub określonym podzbiorom użytkowników firmy np. szablony dokumentów sprzedaży mogą być używane tylko przez członków zespołu sprzedaży, a dokumenty rekrutacyjne przez dział HR.

Integracja z wiodącymi rozwiązaniami chmurowymi – Dropbox, Box, OneDrive i Google Drive. Umożliwia to przetwarzanie i podpisywanie dokumentów importowanych z chmury i eksportowanie zakończonych/podpisanych dokumentów do chmury.

Użytkownicy mogą korzystać z gotowych szablonów dostępnych w bibliotece aplikacji lub przesyłać własne dokumenty i na ich podstawie stworzyć własny spersonalizowany folder szablonów do wykorzystania w przyszłości.

W aplikacji z łatwością dodasz swoje dokumenty, a także możesz je zachować jako szablony. Możesz także skorzystać z naszych gotowych szablonów przygotowanych z myślą o najczęstszych potrzebach biznesowych.

SignOnTheGo® obsługuje różnorodne formaty dokumentów, włączając popularne formaty takie, jak MS Word™, MS PowerPoint™, RTF, a także PDF. Co więcej aplikacja daje możliwość tworzenia dokumentów z obrazów. Przykładowo możemy stworzyć dokument za pomocą aparatu na urządzeniu mobilnym.

Aplikacja pozwala partnerom na edycję warunków i zapisów w pliku zanim zaakceptują i podpiszą dokument. Właściciel dokumentu ma pełną dowolność w przypisywaniu ról w procesie – może to być edycja i podpis dokumentu, tylko podpis, tylko edycja, lub CC (do wiadomości).

W aplikacji można tworzyć własne szablony dodając pola tekstowe, pola wyboru i pola podpisu. Wygląd i zachowanie wszystkich pól zależy od użytkownika tworzącego dokument.

Podczas tworzenia dokumentu i dodawania partnerów do pracy nad dokumentem możesz przypisać role np. wyznaczyć kto powinien złożyć podpis, kto zaakceptować finalny kształt dokumentu, kto może go edytować a kto otrzyma tylko kopię podpisanego dokumentu.

Dodając partnerów do pracy nad dokumentem można przypisać kolejność w jakiej powinni złożyć na nim podpisy.

Inicjały można umieścić w dowolnym miejscu dokumentu lub w zdefiniowanych polach podpisu. Co więcej można zdefiniować który z partnerów powinien złożyć podpis w konkretnych polach. Jeśli dokument tego wymaga, można wybrać aby inicjały zostały automatycznie umieszczone na każdej stronie w prawym dolnym rogu, tylko na ostatniej stronie lub na każdej poza ostatnią stroną.

Zanim dokument zostanie podpisany możesz go wycofać bez żadnych dodatkowych kosztów. Proces pracy and dokumentem zostanie zakończony.

Proces ten umożliwia partnerom akceptację treści dokumentów poprzez nieograniczoną liczbę zmian, zanim dokument będzie mógł zostać w pełni przeprocesowany.

Każdy zakończony dokument ma dołączoną metrykę dokumentu. Zawiera ona szczegółowe zweryfikowane informacje na temat dokumentu takie, jak zmiany w dokumencie wraz z datą. Informacje o tym kto, kiedy i gdzie (geolokacja) podpisał dokument.

Umowa lub dokument może zostać stworzony na miejscu w aplikacji i przedłożona partnerowi do podpisu na urządzeniu mobilnym np. na urządzeniach z systemem iOS lub Android.

Edytowalny szablon może być redagowany przez wyznaczonych partnerów w trakcie negocjacji. Wszystkie zmiany zostaną zarejestrowane i mogą być śledzone przez porównanie dwóch wersji dokumentu.

W dokumencie można dodać nielimitowaną ilość podpisów. Dokument może być podpisany przez wielu partnerów.

Gdy dokument zostanie wysłany do partnera, inicjator może wysyłać partnerowi przypomnienia w spersonalizowanych wiadomościach. Przypomnienie może być używane wielokrotnie w trakcie trwania procesu.

Aplikacja przesyła powiadomienia push z informacją o wszystkich aktywnościach użytkownika.

Dodatkowe elementy takie jak notatki czy obrazy mogą zostać dodane do dokumentu jako dodatkowe informacje.

W aplikacji technologia blockchain została zaimplementowana w infrastrukturze bezpieczeństwa. Każdy podpisany dokument zostaje opublikowany w blockchain (niezależnym od SignOnTheGo), aby zapewnić możliwość weryfikacji poprawności i autentyczności i dokumentu.

Każdy podpisany dokument posiada metrykę dokumentu, która pokazuje wszystkie istotne wydarzenia w trakcie tworzenia dokumentu. Metrykę dokumentu możemy prześledzić bezpośrednio w aplikacji lub pobrać w oddzielnym dokumencie.

Każdy zakończony dokument otrzymuje unikalny identyfikator zweryfikowany przez technologię blockchain i osadzony w danym dokumencie. Kod QR jest dodawany na każdej stronie metryki dokumentu. Służy on do weryfikacji autentyczności dokumentu.

Dodatkowym zabezpieczeniem dokumentu w aplikacji jest blokada zakończonego dokumentu w pliku PDF. Oznacza to, że po podpisaniu dokumentu wszelkie zmiany dokonane nim unieważnią podpis cyfrowy.

Każda zmiana dokonana w procesie negocjacji/edycji jest śledzona i dostępna do wglądu użytkowników. Historię zmian można porównać w różnych wersjach dokumentów.