Paperless – biznes bez papieru, który sprzyja produktywności i środowisku
on 13 maja 2019
Czy wiedziałeś, że przeciętny pracownik biurowy spędza dwie i pół godziny na codziennym czytaniu i odpowiadaniu na e-maile? Policzono, że na rynku amerykańskim na problemach z produktywnością firmy tracą aż bilion dolarów rocznie! Jednak udowodniono także, że proces obiegu dokumentów można usprawnić z korzyścią dla firmowego budżetu i środowiska. Paperless – czyli tłumacząc literalnie bez papieru to nowy trend, w którym wszędzie tam gdzie nie jest to konieczne dąży się do eliminacji papierowych dokumentów, a w tym artykule przeczytasz dlaczego wszystkim się to opłaca.
Produkcja celulozy i papieru jest trzecim co do wielkości przemysłowym zanieczyszczeniem powietrza, wody i ziemi na świecie!
Papier a środowisko
Papier jest tak dobrze zadomowiony w naszym życiu zawodowym, że trudno wręcz wyobrazić sobie pracę bez niego, dlatego aby przekonać się do życia bez niego warto poznać kilka faktów.
Po pierwsze produkcja celulozy i papieru jest trzecim co do wielkości przemysłowym zanieczyszczeniem powietrza, wody i ziemi na świecie! Produkcja jednej tony papieru wymaga ścięcia 17 drzew, 26 tys. litrów wody i 8 tys. kWh energii (która pochodzi głównie z oleju). Badanie z Uniwersytetu Colorado pokazało, że rok rocznie w samym USA wyrzuca się tyle papieru, że można by z niego zbudować niemal 4-metrowy mur rozciągający się od Nowego Yorku aż do Kalifornii. Nie uwzględnia to nawet wpływu produkcji i utylizacji wkładów atramentowych i tonerów na środowisko!
Kosztowne archiwa
Co roku firmy w Stanach Zjednoczonych wydają od 25 do 35 miliardów dolarów na przechowywanie dokumentów! Spora część tych kosztów to samo utrzymanie szafek na archiwa i przestrzeni, w której są składowane (pomyśl ile miejsca można by zyskać, gdyby przestały być potrzebne). Papierowy przepływ dokumentów to jednak nie tylko koszt samego papieru i jego przechowywania, policzmy także dodatkowo tusz, opłaty pocztowe i inne materiały biurowe takie jak teczki, koszulki, spinacze itp.
Nadal nieprzekonany?
Wśród firm, które postanowiły wyeliminować papier z obiegu dokumentów, 45% z nich deklarowało, że przed pożegnaniem z papierem podpisanie umów zajmowało średnio ponad 3 tygodnie. Po zmianie na e-dokumenty poprawiono czas realizacji o ponad 80%. Badanie przeprowadzone przez McKinsey pokazało, że 84% firm, które przeszły w tryb bez papieru, zaobserwowały zwrot z inwestycji w czasie krótszym niż 18 miesięcy.
Bez papieru – bez barier
Współcześnie w gospodarce opartej na technologii i globalnych rynkach chętniej korzystamy z możliwości pracy zdalnej lub z domu. Czasem jednak barierą bywa to, że nie mamy wówczas dostępu do ważnych dokumentów lub plików, gdy są najbardziej potrzebne. Rozwiązaniem tych problemów są e-dokumenty, którym sprzyja fakt, że w globalnej legislacji podpisy cyfrowe są w większości krajów prawnie wiążące.
Co więcej mają one dodatkową przewagę nad dokumentami tradycyjnymi – nie zachodzi tu obawa, że w przypadku zniszczenia papierowych kopii np. w przypadku klęski żywiołowej, pożaru itp. stracimy je na zawsze.
Tu jednak pojawia się słuszna obawa przed bezpieczeństwem, ponieważ w sieci nie zawsze jest ono zagwarantowane. Dzięki temu, że w aplikacji SignOnTheGo zaimplementowaliśmy technologię blockchain, dzięki, której dokumenty są zabezpieczone przed późniejszą manipulacją.
Dlaczego e-dokumenty?
Aby pokazać dlaczego pożegnanie z papierem naprawdę będzie nas kosztować mniej, przywołajmy obliczenia dokonane w USA. Według nich:
- Średni roczny koszt papieru wynosi 80 USD na pracownika (więcej, jeśli jesteś kancelarią prawną).
- Średni roczny koszt opłat pocztowych wynosi 4000 USD
- Średni roczny koszt tuszu do drukarek wynosi 300 USD
W 15-osobowej firmie personelu całkowity roczny koszt tych trzech kategorii wynosi 5 500 USD czyli ponad 21 tys. Zł!
Sporą część tych kosztów można zaoszczędzić przechodząc na system e-dokumentów dzięki którym:
- oszczędzisz czas pracując z dokumentami w czasie rzeczywistym
- zaprosisz partnerów do współpracy nad dokumentami i szybciej uzyskasz efekt satysfakcjonujący wszystkie zainteresowane strony
- dokończysz transakcje w przeciągu godzin, a nie dni czy tygodni
- oszczędzisz pieniądze obniżając koszty zużycia papieru, tuszu i wysyłki dokumentów.
- będziesz miał dostęp do dokumentów nad którymi pracujesz w dowolnym miejscu, na komputerze lub w aplikacji mobilnej.
- będziesz mógł zagwarantować swoim klientom bezpieczeństwo, ponieważ dzięki technologii blockchain każdy z klientów będzie mógł sprawdzić czy dokument nie został zmieniony.
