Home Office – Jak szybko i bezpiecznie podpisać umowę online?

Home Office – Jak szybko i bezpiecznie podpisać umowę online?

By smartech on 20 March 2020 in News!

W dzisiejszych czasach praca zdalna staje się nieodzownym elementem życia większości z nas. Istnieje wiele narzędzi poprawiających wydajność firm, które pozwalają na wykonywanie obowiązków bez konieczności wychodzenia zza biurka (choć w omawianej sytuacji bardziej adekwatne byłoby określenie – bez wstawania z kanapy). Maile, wideokonferencje czy programy do realizacji projektów są podstawą zarządzania i wdrażania zadań w większości firm.

Do perfekcji opanowaliśmy „zdalne” nawiązanie kontaktu przez wykonanie telefonu czy wysłanie maila. Później zaczynają się schody. Spotkania, negocjacje, podpisanie i archiwizowanie umów. Kroki prezentują się w następująco (optymistyczna wersja): sporządzenie umowy, mail, zmiana warunków umowy, mail, zgoda, mail, wydruk, podpis, skan, mail, wydruk ksero, podpis mail, wysłanie oryginału pocztą w dwóch egzemplarzach, odesłanie pocztą oryginału podpisanej umowy, teczka, archiwum.

W SignOnTheGo pomijasz większość z nich a reszta to nasze wbudowane funkcjonalności, bez drukowania, skanowania czy kserowania.

Zaczynamy

  • pracujesz z partnerem nad warunkami umowy (online),
  • podpisujecie dokument (online),
  • archiwizujesz (online),

..następnie dopijasz kawę i idziesz na spacer z psem.

Aplikacja jest responsywna, możesz jej używać na komputerze, tablecie i telefonie. Gwarantujemy zaawansowane bezpieczeństwo z protokołem zaufania oraz przechowywanie danych o dokumencie przy pomocy technologii blockchain. Dzięki temu dokumenty, które podpisujesz w SignOnTheGo® są wiążące na terenie całej Unii Europejskiej i USA.

Podpisuj dokumenty bezpośrednio z Outlooka

Podpisuj dokumenty bezpośrednio z Outlooka

By smartech on 20 January 2020 in News!

Z oprogramowania Microsoft Office korzystają miliony ludzi na całym świecie, a poczta Outlook jest  jednym z najpopularniejszych programów pocztowych dla firm.

SignOnTheGo aplikacja do bezpiecznego podpisu elektronicznego online

Nasza aplikacja została stworzona z myślą o tym, aby przyspieszać Twoje procesy biznesowe, dlatego postanowiliśmy wzbogacić ją o nową funkcjonalność – integrację z oprogramowaniem pocztowym Outlook. Dzięki temu w SignOnTheGo możesz wygodnie podpisać wszystkie dokumenty, które wymieniasz mailowo ze swoimi kontrahentami.

Aby połączyć SignOnTheGo ze swoją skrzynka pocztową zacznij od zainstalowania naszego dodatku. Znajdziesz go z łatwością dzięki wyszukiwarce, wystarczy, ze wpiszesz „SignOnTheGo”.

SignOnTheGo aplikacja do bezpiecznego podpisu elektronicznego online
SignOnTheGo aplikacja do bezpiecznego podpisu elektronicznego online

Kiedy otrzymasz dokumenty wymagające podpisu, wystarczy, że wejdziesz w wiadomość z właściwym załącznikiem i klikniesz w ikonę naszej aplikacji. Automatycznie otworzy się nowe okno dialogowe z ze stroną logowania SignOnTheGo. Możesz zalogować się do niej również swoim kontem Microsoft.

SignOnTheGo aplikacja do bezpiecznego podpisu elektronicznego online

Po zalogowaniu od razu trafisz do widoku tworzenia dokumentu, a Twoje załączniki zostaną automatycznie przesłane jako dokumenty do podpisu. Dodaj uczestników procesu i rozpocznij proces podpisywania.

SignOnTheGo aplikacja do bezpiecznego podpisu elektronicznego online
Orzeł Innowacji Startup 2019

Orzeł Innowacji Startup 2019

By smartech on 13 January 2020 in News!

We wtorek 3 Grudnia podczas uroczystej gali w MsMermaid – Conference Center w Warszawie otrzymaliśmy wyróżnienie za platformę SignOnTheGo w konkursie Orzeł Innowacji – „Startup z potencjałem Polska-Świat”. Dyplom wręczył osobiście redaktor Naczelny „Rzeczpospolitej” – Marcin Piasecki w towarzystwie członków kapituły, znakomitych gości oraz wszystkich zaproszonych firm i startupów z całej Polski.

SignOnTheGo aplikacja do bezpiecznego podpisu elektronicznego online

Po raz kolejny redakcja „Rzeczpospolitej” nagrodziła najbardziej innowacyjne projekty, które pojawiły się w polskiej rzeczywistości biznesowej w ciągu ostatnich kilkunastu miesięcy. Wyróżniła firmy, które podjęły się nowatorskich zmian wprowadzając najnowocześniejsze technologie, nowe produkty czy usługi w tym podpis elektroniczny.

Konkurs Orzeł Innowacji Startup 2019, w swojej idei zawierał 7 kategorii: startup z potencjałem Polska–świat, startup z potencjałem Polska–świat – projekt, , najlepsze rozwiązanie technologiczne – projekt, najlepsze rozwiązanie technologiczne, rozwiązanie dla dobra wspólnego, rozwiązanie dla dobra wspólnego – projekt, najlepsze rozwiązanie nietechnologiczne – projekt

SignOnTheGo aplikacja do bezpiecznego podpisu elektronicznego online

Na gali swoją obecnością zaszczycił Jarosław Sroka, który pełni funkcję członka zarządu Kulczyk Investments One. Pan Jarek podczas swojej oficjalnej przemowy podkreślał, iż w obecnym czasie mnóstwo przebijających się do świata biznesu młodych startupów jest traktowana bardziej z przymrużeniem oka w porównaniu do firm, które znacznie dłużej funkcjonują na rynkach i co jest równie ważne nie analizuje się ich postępów tak jak w przypadku tych drugich. Według Jarka Sroki nie ma tu miejsca na taryfę ulgową, a startapowcy muszą prowadzić swój biznes odpowiedzialnie.

– Wiele działalności opiera się tylko na wizji, błyskotliwej idei, przy zauważalnym braku odwagi i decyzyjności w ujęciu prowadzenia swojej działalności, rozwijania technologii, doboru strategii rozwoju jak i samego pomysłu na skomercjalizowanie. Takie podejście z jednej strony jest mocno związane z doświadczeniem ale i także to przecież kompetencje i wiedza dlatego bardzo dobrze, iż duże firmy i korporacje tworzą różnego rodzaju akceleratory, które dostarczają młodym przedsiębiorcom dużą dawkę wiedzy i inicjatyw mentorskich.

SignOnTheGo aplikacja do bezpiecznego podpisu elektronicznego online

Podczas gali ważne słowa padły również z ust Pani Elizy Kruczkowskiej – Dyrektora Departamentu Rozwoju Innowacji w Polskim Funduszu Rozwoju (PFR). –  Wszystkich autorów i założycieli startupów w Polsce obowiązuje świadomość realiów rynku aby móc je na samym początku odnieść do swoich pomysłów czy projektów. Jest to najłatwiejszy, a tym samym bardzo kluczowy proces oceny czy potencjalny klient będzie skłonny za zapłacić za przykładowy produkt czy usługę. Pani Eliza w swojej wypowiedzi zaznaczyła w imieniu PFR, że są otwarci na rozmowy na temat problemów i rozwiązań danej organizacji.

Prawidłowość przebiegu prac kapituły i wyboru laureatów potwierdzili przedstawiciele audytora konkursów, firmy Grant Thornton. Zbadała ona także zgłoszenia pod kątem czterech kryteriów: wiarygodności, szczegółowości, aktualności i kompletności. – W efekcie tych prac przedstawiono kapitule listę zgłoszeń spełniających te kryteria, w tym nasz innowacyjny podpis elektroniczny – podkreślił Jan Letkiewicz, wiceprezes Grant Thornton.

SignOnTheGo aplikacja do bezpiecznego podpisu elektronicznego online

Wyróżnienie cieszy nas tym bardziej, że o przyznaniu nagrody dla SignOnTheGo decydowały takie czynniki jak oryginalność, innowacyjność wykorzystanych technologii, a także stworzenie produktu trafiającego w biznesową niszę. Wierzymy, że podpis elektroniczny to idealne narzędzie do cyfryzacji procesów biznesowych, które nie tylko usprawnia i przyspiesza obieg dokumentów, ale też pozytywnie wpływa na środowisko eliminując z niego papier.

Z wielką dumą i satysfakcją chcemy przydał nam wielki zaszczyt, który jest tylko początkiem dalszych sukcesów w Polsce jak i zagranicą.

Bądź smart z bezpiecznym podpisem elektronicznym

Bądź smart z bezpiecznym podpisem elektronicznym

By smartech on 9 December 2019 in News!

  • Smart solution – szybszy i efektywniejszy czas transakcji
  • Realne oszczędności na kosztach wydruku, przesyłania dokumentów lub dojazdu do klienta
  • Dostęp do dokumentów z każdego miejsca (również w aplikacji mobilnej)
  •  Zabezpieczenie przed fałszerstwem z pomocą najnowszej technologii
  • A także mniejszenie negatywnego wpływu na środowisko o czym możesz przeczytać w artykule o trendzie paperless

Cyfryzację naszego życia zawodowego, ale także i prywatnego traktujemy współcześnie jako normę np. kupując w sklepie internetowym standardem stało się to, że faktura nie jest dołączana do przesyłki, a wysyłana w formie elektronicznej.

SignOnTheGo aplikacja do bezpiecznego podpisu elektronicznego online

Firmom pozwala to oszczędzić koszt drukowanych materiałów, a dla klientów jest to wygodna forma przechowywania dokumentów, ponieważ nie ma opcji, że zgubimy gdzieś papierowy oryginał.
Wyobraźmy sobie teraz, że powyższy przykład z fakturą zastosujemy w naszej firmie. Zredukowalibyśmy wówczas do minimum drukowanie dokumentów i związane z tym koszty, a jednocześnie moglibyśmy pożegnać tradycyjne archiwa i mieć dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca.

Obawy przed e-Podpisem

Co interesujące, najczęściej drukujemy dokumenty, które wymagają podpisu, z reguły w dwóch kopiach dla każdej ze stron. Tymczasem z pomocą aplikacji do podpisu elektronicznego można całkowicie zdigitalizować także proces składania podpisu.
Wiele osób jednak czuje spore opory przed tym, aby korzystać z e-podpisów. Główne wątpliwości budzą kwestie takie jak weryfikacja tożsamości, obawy przed fałszerstwem, ale również myśl, że odbiorca dokumentu podpisanego drogą elektroniczną nie uzna go za ważny i będziemy i tak, i tak musieli wydrukować i dostarczyć papierowe egzemplarze.
Tymczasem tradycyjne dokumenty nie zawsze są lepiej chronione przed fałszerstwem czy zniszczeniem. Klauzula „Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron” powstała właśnie po to, aby każdą różniącą się wersję dokumentu uznać za próbę fałszerstwa? A co się stanie jeśli stracimy swoją kopię dokumentu? Jeśli nie posiadamy skanu w przypadku zniszczenia formy papierowej, dokument jest praktycznie nie do odzyskania.

SignOnTheGo aplikacja do bezpiecznego podpisu elektronicznego online

Cyfrowe bezpieczeństwo

Nowoczesne rozwiązania w dziedzinie bezpiecznego podpisu elektronicznego nie tylko sama możliwość podpisywania i przesyłania dokumentów w aplikacji. To także coraz bardziej zaawansowana technologia, która pozawala np. archiwizować dokumenty w aplikacji, negocjować zmiany w dokumencie pomiędzy sygnatariuszami czy najnowocześniejsze rozwiązania w zakresie bezpieczeństwa.
W SignOnTheGo potrzebę bezpieczeństwa zaadresowaliśmy implementując w aplikacji technologię blockchain. Dzięki zaszyfrowaniu transakcji w blockchain w każdej chwili każda ze stron może dokonać weryfikacji autentyczności dokumentu.

Elektroniczny obieg dokumentów = realne korzyści

Z cyfrowym obiegiem dokumentów i podpisem elektronicznym jest trochę tak, jak kiedyś z telefonami komórkowymi. Kiedy się pojawiły korzystali z nich nieliczni – służyły głownie do celów biznesowych i były stosunkowo drogie i nieporęczne. Z czasem stały się mniejsze i bardziej dostępne, a ludzie odkryli ich nowe możliwości jak choćby sms. Współcześnie są nam niezbędne i tak zaawansowane, że trudno uwierzyć, że ich pierwotną funkcją było wykonywanie rozmów.

SignOnTheGo aplikacja do bezpiecznego podpisu elektronicznego online

Analogia ta dobrze oddaje dzisiejszy rynek podpisów elektronicznych – użytkownicy platform do podpisu elektronicznego są dzisiaj w awangardzie przedsiębiorców. Zdecydowana większość nie jest przekonana do tego rozwiązania, często z powodu obaw, ze taka forma zawierania umów ma ograniczone skutki prawne. Tymczasem prognozy przewidują, że do 2023 r. większość transakcji poświadczanych dzisiaj podpisem własnoręcznym będziemy przeprowadzać cyfrowo.

Podpis odręczny w SignOnTheGo

Podpis odręczny w SignOnTheGo

By smartech on 27 November 2019 in News!

W jednym z naszych wpisów wyjaśnialiśmy już czym jest podpis elektroniczny, ale czy wiedziałeś, że w aplikacji SignOnTheGo Twój podpis elektroniczny możesz złożyć jako własny podpis odręczny?
Jak to działa? To prostsze niż myślisz i być może już miałeś z takim podpisem do czynienia.

SignOnTheGo aplikacja do bezpiecznego podpisu elektronicznego online

Odręczny podpis w naszej aplikacji składa się bardzo podobnie, jak podpis, którym na specjalnym urządzeniu sygnujemy odbiór przesyłek kurierskich.
W aplikacji do podpisu elektronicznego SignOnTheGo ta funkcja jest jednak bardziej rozbudowana. W poniższym wpisie omówimy różne opcje podpisywania umów przez internet jakie umożliwia SignOnTheGo.

Rodzaje podpisów

Podpis własnoręczny dokumentów w naszej aplikacji jest pierwszą z dostępnych opcji po wybraniu funkcji podpisu. Aby go złożyć na urządzeniu stacjonarnym wystarczy, że podpiszesz się za pomocą myszy, tak jak umożliwia to funkcja w rysowania np. w Word.

SignOnTheGo aplikacja do bezpiecznego podpisu elektronicznego online

Na urządzeniu mobilnym jest to jeszcze prostsze, ponieważ swój podpis składasz bezpośrednio na ekranie smartfonu lub tabletu.

Podpis typograficzny automatycznie odczytuje Twoje imię i nazwisko z opisu pola, a podpis ze zdjęcia lub skan podpisu w prosty sposób załadujesz z pamięci urządzenia.

SignOnTheGo aplikacja do bezpiecznego podpisu elektronicznego online

Jeden dokument wiele podpisów

Ponieważ nasza aplikacja umożliwia wysłanie kilku dokumentów w formie elektronicznej w jednym procesie, wzięliśmy pod uwagę wygodę podpisywania naszych użytkowników i dodaliśmy dla nich kilka ułatwień.

Pierwszym z nich jest przypisanie pól podpisu – dzięki temu będziemy mieć pewność, że podpisujące osoby nie pominą żadnego pola i nie będą miały wątpliwości, gdzie należy złożyć podpis.

SignOnTheGo aplikacja do bezpiecznego podpisu elektronicznego online

Jeśli w dokumencie wymagany jest więcej niż jeden e-podpis podpis użytkownik nie musi składać swojego odręcznego podpisu w każdym polu, wystarczy, że w poniższym widoku wybierze opcję „Podpisz dokument” a jego podpis pojawi się automatycznie we wszystkich wymaganych polach.

SignOnTheGo aplikacja do bezpiecznego podpisu elektronicznego online

Jeśli jednak zależy nam na tym, aby nasz partner przeczytał każdą stronę dokumentu, którą podpisuje, podczas konfiguracji dokumentu dodaliśmy opcję „Kliknij, aby podpisać”.

SignOnTheGo aplikacja do bezpiecznego podpisu elektronicznego online

W tym wariancie użytkownik składa swój podpis tylko raz, ale aby dodać go w wymaganym polu musi potwierdzić to kliknięciem:

SignOnTheGo aplikacja do bezpiecznego podpisu elektronicznego online

Jeśli podczas procesu podpisywania zdarzyła ci się pomyłka to żaden problem. Po prostu cofnij wszystkie stemple i zacznij podpisywanie z SignOnTheGo od nowa!